Le métier de syndic de copropriété et le RGPD

Objectif conformité RGPD

Les fondations de la conformité RGPD pour les syndics de copropriété

Faire un état des lieux RGPD

Jalon 1

Identifier les priorités

Jalon 2

Construire votre plan d'action RGPD

Jalon 3

Prévoir du temps pour avancer

Jalon 4

Ce plan de gestion de projet RGPD s’adapte aux différents établissements et acteurs du secteur de l’immobilier : les syndics de copropriété, les agences immobilières, les agents immobiliers indépendants, les investisseurs immobiliers, les promoteurs immobiliers, les bailleurs, les propriétaires immobiliers, …

Une étape complexe mais pas compliquée

L'état des lieux RGPD en syndic de copropriété

Recenser les activités

La première étape de l’état des lieux RGPD, consiste à recenser la totalité des activités de base que vous réalisez dans le cadre de vos missions de syndic de copropriété, mais pas seulement. Il s’agit d’être exhaustif et de lister également toutes les autres activités dites secondaires du point de vue du RGPD.

Cartographier les tiers

Lors de cet audit RGPD en syndic de copropriété, il est nécessaire de lister toutes les parties prenantes des activités du syndic, ainsi que l’ensemble des outils numériques ou non numériques utilisés permettant la réalisation de vos missions de syndic de copropriété, et qui participent aux traitements de données à caractère personnel.

Un besoin d'expertise

Mesurer le risque RGPD en syndic de copropriété

Données sensibles

Une fois les activités de traitement recensées, le syndic de copropriété obtient les catégories de données personnelles à mettre en conformité avec le RGPD.

Les traitements de certaines catégories de données dans le cadre des activités du syndic, peuvent rendre obligatoire la réalisation d’une étude d’impact sur la vie privée (EIVP), et la consultation de la CNIL.

Contrats

A ce stade de la mise en conformité RGPD du syndic de copropriété, il est nécessaire de mettre à jour les contrats en y ajoutant une clause RGPD adaptée au secteur immobilier.

L’encadrement de vos relations avec vos sous-traitants et partenaires du syndic est indispensable à la mise en conformité RGPD de vos activités, à la protection des droits des citoyens, et à la prévention des fuites de données.

Sécurité

L’audit RGPD des activités du syndic de copropriété permet d’obtenir une vision d’ensemble des traitements de données à caractère personnel que le syndic de copropriété et ses partenaires réalise au quotidien.

Cette vision à 360° de l’état des lieux RGPD met en évidence les défauts techniques et organisationnels du syndic de copropriété, que le responsable de traitement doit améliorer.

Un besoin de pragmatisme

Bâtir la conformité RGPD d'un syndic de copropriété

Prioriser

La multitude d’informations obtenues par l’état des lieux RGPD en syndic de copropriété, impose la construction d’un plan d’action RGPD pragmatique et réalisable.

L’analyse des risques met en évidence les actions à prioriser, afin de réduire le risque de non conformité RGPD pour le syndic de copropriété. Une liste exhaustive des actions RGPD doit faire l’objet d’un suivi régulier par le responsable RGPD du syndic de copropriété.

Plannifier

La planification des actions de mise en conformité RGPD du syndic de copropriété doit être sérieuse et acceptée par l’ensemble des acteurs participant aux traitements de données personnelles du syndic.

Les actions urgentes telles que la réalisation des études d’impact sur la vie privée, la désignation d’un DPO, ou la rédaction du registre des traitements doivent être inscrites dans le planning RGPD du syndic de copropriété.

Contrôler

La mise en conformité RGPD du syndic de copropriété, doit être encadrée par la mise en place d’une équipe de travail dédiée au chantier « RGPD », et un planning de travail respecté.

L’équipe RGPD du syndic aura en charge la gestion du projet RGPD en mode Agile, c’est à dire la validation des travaux RGPD prioritaires, la mise à jour du plan d’action RGPD, et le suivi de la démarche de « privacy by design » de l’organisation du syndic.

Un DPO certifié pour tous

Nos prestations RGPD pour les syndics de copropriété

Audit-On

Afin de déterminer la maturité de votre syndic de copropriété, et vous proposer le plan d’action RGPD à mettre en œuvre.

Conform-On

Une mise en conformité RGPD progressive et accompagnée pour prioriser les actions. Un DPO à votre disposition

Zone d'intervention

Opt-On assure la mise à disposition d’un DPO externe sur ces secteurs en quelques jours :

Une première consultation gratuite pour estimer les besoins de votre organisation
Une proposition écrite détaillée de l’intervention de notre DPO certifié

Etre rappelé pour un entretien exploratoireObtenez un devis