RGPD et formation enseignement

Objectif conformité RGPD

Les fondations de la conformité RGPD dans le secteur de la formation et de l'enseignement

Faire un état des lieux RGPD

Jalon 1

Identifier les priorités

Jalon 2

Construire votre plan d'action RGPD

Jalon 3

Prévoir du temps pour avancer

Jalon 4

Ce plan de gestion de projet RGPD s’adapte aux différents établissements du secteur de la formation et de l’enseignement privé et public : les organismes de formation professionnelle, les auto écoles, les Opérateurs de Compétences (OPCO), les organismes de bilan de compétences, les formateurs indépendants, les prestataires de formation professionnelle, les établissements scolaires privés, …

Une étape complexe mais pas compliquée

L'état des lieux RGPD en formation et enseignement

Recenser les activités

La première étape de l’état des lieux RGPD, consiste à recenser la totalité des activités de base que vous réalisez dans le cadre de vos missions d’acteur du secteur de la formation et de l’enseignement, mais pas seulement.

Il s’agit d’être exhaustif et de lister également toutes les autres activités dites secondaires du point de vue du RGPD.

Cartographier les tiers

Lors de cet audit RGPD du secteur de la formation et de l’enseignement, il est nécessaire de lister toutes les parties prenantes des activités de l’acteur de la formation et de l’enseignement, ainsi que l’ensemble des outils numériques ou non numériques utilisés permettant la réalisation de vos missions de formateur et enseignant, et qui participent aux traitements de données à caractère personnel.

Un besoin d'expertise

Mesurer le risque RGPD dans le secteur de la formation et l'enseignement

Données sensibles

Une fois les activités de traitement recensées, le responsable de l’établissement formation et d’enseignement obtient la totalité des catégories de données personnelles à mettre en conformité avec le RGPD.

Les traitements de données sensibles dans le cadre des activités de formation et d’enseignement, peuvent rendre obligatoire la réalisation d’une étude d’impact sur la vie privée (EIVP), et la consultation de la CNIL.

Contrats

A ce stade de la mise en conformité RGPD dans le secteur formation et enseignement, il est nécessaire de mettre à jour les contrats en y ajoutant une clause RGPD adaptée au secteur de la formation.

L’encadrement de vos relations avec vos partenaires du secteur de la formation est indispensable à la mise en conformité RGPD de vos activités, à la protection des droits des citoyens, et à la prévention des fuites de données.

Sécurité

L’audit RGPD des activités de la formation et de l’enseignement permet d’obtenir une vision d’ensemble des traitements de données à caractère personnel que l’établissement de formation réalise au quotidien.

Cette vision à 360° de l’état des lieux RGPD met en évidence les défauts techniques et organisationnels de la structure de formation et d’enseignement, que le responsable de traitement doit améliorer.

Un besoin de pragmatisme

Bâtir la conformité RGPD dans le secteur de la formation et l'enseignement

Prioriser

La multitude d’informations obtenues par l’état des lieux RGPD en formation et enseignement, impose la construction d’un plan d’action RGPD pragmatique et réalisable.

L’analyse des risques met en évidence les actions à prioriser, afin de réduire le risque de non conformité RGPD pour la structure de formation et d’enseignement. Une liste exhaustive des actions RGPD doit faire l’objet d’un suivi régulier par le responsable RGPD de la structure du secteur de la formation et de l’enseignement

Plannifier

La planification des actions de mise en conformité RGPD dans le secteur de la formation et de l’enseignement doit être sérieuse et acceptée par l’ensemble des acteurs participant aux traitements de données personnelles en formation et enseignement.

Les actions urgentes telles que la réalisation des études d’impact sur la vie privée, la désignation d’un DPO, ou la rédaction du registre des traitements doivent être inscrites dans le planning RGPD de la structure du secteur formation et enseignement.

Contrôler

La mise en conformité RGPD des activités de la formation et de l’enseignement, doit être encadrée par la mise en place d’une équipe de travail dédiée au chantier « RGPD », et un planning de travail respecté.

L’équipe RGPD de la structure de formation aura en charge la gestion du projet RGPD en mode Agile, la validation des travaux RGPD prioritaires, la mise à jour du plan d’action RGPD, et la démarche de « privacy by design » de l’organisation en formation et enseignement.

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