Si vous avez déjà prospecté pour vous équiper de ce type de logiciel, et que vous en êtes à nous lire en ce moment, c’est que vous hésitez beaucoup et cela se comprend.
La difficulté réside dans le fait que si vous n’êtes pas expert « RGPD », vous n’êtes sûrement pas en mesure de visualiser votre tache dans son ensemble. En quelque sorte, c’est un peu comme si vous aviez besoin de vous rendre quelque part sans connaître la distance, et que l’on vous proposait pêle-mêle plusieurs vélos identiques, une voiture et une fusée, et qu’en creusant un peu, vous aviez l’impression que la voiture n’a pas de moteur, et qu’il faut être à dix pour faire décoller la fusée.
Pour un logiciel, c’est presque pareil… Nous pouvons distinguer principalement trois types de solutions :
« Les vélos » :
Ils servent à réaliser le registre des traitements. Ce sont, en somme, des formulaires avec une aide à la saisie qui, si vous n’y connaissez rien, peuvent aider les premières heures.
Notons qu’en général ces solutions aident à la rédaction d’un nombre limité de traitement. Selon votre situation, il pourrait falloir payer. Ils sont souvent construits pour inciter à passer sur la version payante, quand ils ne sont pas déjà payant à la base.
Notre avis, nos réserves : c’est pratique un court moment, mais une fois que votre registre et terminé et selon la taille de votre structure, il n’évoluera que très peu. Alors, est-ce judicieux de payer mensuellement un service très peu utile ? À la lecture de la PARTIE 1 de notre article, ce type de solution vous parait-il adapté afin de répondre à l’ensemble de vos obligations ?
Prix : généralement gratuit pour les versions de bases, et jusqu’à 40€/mois.
« Les voitures » :
Elles vont un peu plus loin en offrant la possibilité de saisir beaucoup plus d’information sur votre structure. Cela vous permet d’obtenir une vision plus large de votre environnement, et d’obtenir un mini plan d’action afin d’encadrer vos relations contractuelles.
Notre avis, nos réserves : solution nettement plus complète et pertinente pour viser la conformité, mais en combien de temps et avec quel accompagnement ? Quel type support est à votre disposition en cas de difficulté avec l’outil, ou avec la loi ? Ces services en plus, sont-ils payant ?
Prix : entre 175 et 250€/mois
« Les fusées » :
Il s’agit là des solutions de gouvernance dont les éditeurs disposent d’une expérience significative dans l’édition de logiciel de portée mondiale. En matière de RGPD, il en existe très peu. Elles offrent tout ce que le DPO d’un grand groupe devrait pouvoir faire pour être efficace, et permettent le travail en équipe, la gestion des filiales, l’édition de bilan à destination de la direction, etc…
Notre avis, nos réserves : franchement ce qui se fait de mieux mais beaucoup plus complexe à utiliser, elles nécessitent au moins un employé à temps plein.
Prix : comptez 160 à 350€/mois et par entité