FAQ

Suis-je concerné par les obligations du RGPD ?

La majorité des structures traitent des données à caractère personnel. Il y a de forte chance que vous soyez concerné par :

  • les activités de ressources humaines (ex : gestion de la paye),
  • par la relation avec vos fournisseurs (ex : nom et prénom de vos contacts commerciaux),
  • par la gestion des adhérents (ex : adhérents d’association, destinataires de newsletter),
  • par les missions exercées en tant que sous-traitants, etc…

Que dois-je faire pour être en conformité ?

Le régime de déclaration, les formalités à réaliser auprès de la CNIL, n’existe plus.

Vous devez pouvoir prouver votre conformité par une création de documents divers et variés :

  • registres de traitements,
  • contrats de sous-traitance à jour,
  • politique de sécurité,
  • politique de confidentialité.

Il faut a minima pouvoir attester d’une démarche dynamique, le chantier de mise en conformité pouvant durer plus ou moins longtemps.

Qu’est-ce que le métier de Délégué à la Protection des Données ?

Il s’agit du nouveau métier découlant de la nécessité d’organiser la mise en conformité. On l’appelle plus souvent DPO (Data Protection Officer).

La conformité prend du temps par l’approche de création documentaire et de contrôle périodique : selon la taille de la structure cela peut représenter un temps plein.

On dit de lui qu’il est le chef d’orchestre de la conformité, mais attention ce n’est pas un exécutant, c’est un pilote disponible pour conseiller le responsable et aider les employés à créer les preuves de la conformité. Ce n’est pas non plus le sous-traitant des risques liés à la non-conformité, le seul responsable reste le « responsable de traitement ».

Ai-je besoin d’un Délégué à la Protection des Données ?

Si vous avez plus de 250 employés, ou si vous êtes un établissement public ou un organisme investi d’une mission de service public, le DPO est obligatoire.

Si vous traitez des données dites « sensibles » (ex : sur la santé, l’appartenance syndicale), ou réalisez des traitements à grande échelle (ex : marketing digital), le DPO est probablement obligatoire également.

Pour prouver que vous en disposer, vous devez en faire la déclaration auprès de la CNIL. La personne désignée devient alors l’interlocuteur de l’autorité de contrôle.

Ai-je besoin d’un logiciel pour être en conformité ?

A priori non, car la conformité se construit au travers d’une démarche dynamique, et d’une création de documents. Tout cela peut être réalisé par une personne connaissant le sujet et les techniques de gestion de projet, et avec des outils classiques de bureautique (traitement de texte, tableur).

Un logiciel devient pertinent selon la taille de la structure, lorsque la conformité concerne plusieurs responsables de services ou un groupe d’entreprises par exemple. Il favorise le travail collaboratif et l’analyse du chantier.

Attention à ne pas confondre une solution de sécurité (antivirus) et un outil de travail collaboratif dédié au RGPD. Certaines solutions tentent de proposer un mix qui n’apporte qu’une vision partielle (voir “conflits d’intérêts”)

Puis-je confier ma conformité à un prestataire ?

Cela est même recommandé.

Bien sûr, vous pouvez assumer la charge de travail, mais au détriment de votre cœur de métier.

Vous pouvez également confier cette tache à l’un de vos employé qui dispose du temps et de la volonté d’apprendre à maîtriser le sujet, vous pourriez même désigner cette personne DPO auprès de la CNIL, mais en prenant soin qu’il n’y ait pas de conflits d’intérêt avec ses fonctions courantes.

Opter pour l’externalisation offre souplesse et objectivité.

Qu’est-ce que la notion de conflit d’intérêt dans le RGPD ?

Elle concerne le DPO désigné auprès de la CNIL. Ce poste doit être libre d’agir en toute indépendance : ce ne peut donc pas être le dirigeant, ou tout autre personne occupant certaines fonctions. En effet, le DPO doit être capable de remettre en question certaines orientations afin de conseiller de manière neutre la direction.

Par exemple, le responsable du marketing pourrait être partagé entre son intérêt de développement commercial et les droits des citoyens.

Autre exemple, la sécurité informatique doit être questionnée par le DPO : un prestataire assurant la cybersécurité peut difficilement remettre en question la performance de ses produits de sécurité informatique, il ne devrait donc pas être désigné DPO.

Cette logique devrait s’appliquer également à la personne, ou au prestataire, en charge de la conformité, même s’il n’est pas nécessairement désigné Délégué à la Protection des Données auprès de la CNIL.

Les lignes directrices WP 243 du CEPD, la CNIL européenne, précisent même qu’un avocat offrant des prestations de DPO à un client, ne devrait pas être la même personne en charge de la défense de ce client, devant un tribunal, en cas de litige autour de ces questions. Ce sujet mérite donc toute l’attention des responsables.

Quelle est la meilleure approche pour mettre ma structure en conformité ?

Se faire aider par un spécialiste neutre est la meilleure stratégie.

Il organisera la formation et la sensibilisation des membres dirigeant, et apportera à votre structure la capacité de gérer seule par la suite. Mais surtout, il vous permettra de prioriser le chantier dès le début, et vous signalera les écarts en cours de route. Vous pourrez rester concentrer sur vos priorités.

Si vous optez pour une mise en chantier gérée en interne en louant un logiciel, il vous faudra compter le double, voire le triple de temps : temps nécessaire à la compréhension du RGPD et ses subtilités, temps indispensable à la prise en main du logiciel, temps nécessaire à la résolution des points de blocage.

La question à vous poser : comment faites-vous pour la comptabilité ? Si réaliser votre « compta » seul n’est pas votre activité favorite, ne vous lancez pas seul dans ce challenge.